Participation à l’organisation de l’European Dog Show

Nous n’avions jamais travaillé sur une exposition canine, c’est un genre d’évènement assez différent de ceux dont on a l’habitude. Nous avons donc dû nous adapter rapidement pour prendre en main les spécificités de l’évènement, mais cela reste un évènement donc nous avons bien pu mettre en pratique les réflexes que nous avons pris sur la gestion évènementielle.

Pour établir ce parcours visiteur à partir du plan qui était déjà défini, nous avons participé aux réflexions par rapport aux entrées, au placement des barrières extérieures, et bien sûr à la signalétique extérieure et intérieure. La première étape a été de faire le tour du site avec l’équipe de sécurité de VIParis (les exploitants du parc des expositions de Villepinte) pour connaître les chemins possibles, mais aussi les informations pratiques comme les horaires de la navette pour les personnes à mobilité réduite.

Concernant la signalétique, nous avons mis en place les éléments suivants :

• panneaux sur toutes les routes qui partent des complexes hôteliers de Roissy et jusqu’à l’entrée Visiteurs – en effet, les participants d’expositions canines ont l’habitude de s’appeler « exposants », or pour entrer à Villepinte l’entrée Exposants est celle réservée à l’organisation, il fallait donc bien indiquer le bon chemin ;
• panneaux pour l’organisation, les VIP et les bénévoles vers le parking le plus proche de l’entrée des halls ;
• grands plans complets installés aux points stratégiques, aux entrées notamment pour que les visiteurs puissent facilement se repérer dans les deux grands halls ;
• poteaux de signalisation pour indiquer les point importants (stands des partenaires, ring d’honneur, …) en intérieur.

Un point important dans le parcours visiteur est le « point info », l’endroit que les visiteurs doivent identifier comme étant la source de toutes les informations pratiques dont ils auront besoin tout au long de l’évènement. Nous avons dû replacer ce point suite à une modification de dernière minute du plan et notamment des entrées. D’autre part, Florian a participé au renseignement des visiteurs au point info (en Français et en Anglais) pendant l’évènement en lui-même, en appui aux équipes de la Centrale Canine.

Gestion des visiteurs pendant l’évènement

La première impression des visiteurs est très importante et doit être bonne pour qu’ils puissent profiter pleinement de l’évènement. Il faut donc faire très attention à l’entrée des visiteurs. Nous avons géré notamment l’entrée du côte RER avant l’heure de passage de la navette qui amène à l’entrée principale, donc laisser entrer les gens et appeler les vétérinaires pour le contrôle sanitaire en cas d’arrivée de chiens. Nous avons assuré la gestion de l’entrée principale aussi, avec l’équipe de sécurité, pour éviter les resquilleurs.

Une fois les visiteurs entrés, il faut les installer et nous avions prévu des zones à cet effet qui étaient matérialisées par du scotch de peintre bleu sur le sol. Cette matérialisation a bien fonctionné car cela permettait d’expliquer calmement aux personnes quand elles n’étaient pas au bon endroit et donc de les déplacer.

Autant de personnes c’est aussi évidemment quelques conflits entre personnes qui peuvent apparaître, et nous avons dû mettre en œuvre nos meilleures techniques de gestion de conflits pour éviter que cela dégénère.

Et puis, il y a aussi des objets perdus, comme dans tous les évènements, et nous avons mis en place une boîte d’objets trouvés au fameux point info, l’endroit qui doit être la référence pour les visiteurs.

Gestion des urgences

Tous ceux qui sont dans l’évènementiel le savent, il y a toujours des imprévus, des plus ou moins grosses (et plus ou moins graves) urgences à gérer. Florian a assuré la gestion des urgences sur les sujets de sécurité et de logistique principalement.

Parmi les bénévoles, nous avons eu un groupe un peu particulier : des élèves en classe de Seconde de la MFR de Semur-en-Auxois. Ces élèves sont dans un cursus autour de la gestion d’un élevage canin, la participation à cet évènement était donc très intéressante dans leur cursus. Florian, fort de son expérience avec les enfants et de son BAFA, a été chargé de la coordination de ces jeunes.

Ils nécessitaient un encadrement assez proche et flexible pour leur expliquer clairement ce qui était attendu d’eux et comment ils pouvaient aider au bon déroulement de l’évènement.

L’avis du client

Pour notre part, cet évènement a été une belle expérience, comme vous pouvez le lire dans l’article de blog que nous avons écrit à la suite de l’évènement.

Et puis les retours de toute l’équipe de la Centrale Canine ont été très positifs sur notre efficacité et notre valeur ajoutée dans cette gestion d’évènement. D’autre part, de nombreux élèves de la MFR de Semur-en-Auxois sont venus nous remercier pour les conseils et l’expérience.